Aufzeichnungen archivieren und verwalten
Die korrekte Verwaltung unserer Aufzeichnungen und Daten hilft uns, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, Gesetze und Vorschriften einzuhalten und das Vertrauen unserer Interessengruppen zu erhalten.
Wir setzen uns für unser Unternehmen ein
Wir setzen uns für unser Unternehmen ein, weil wir stolz auf unsere Tradition und die Marke Zurich sind und verstehen, dass der Schutz unserer Reputation und unserer Vermögenswerte entscheidend für unseren langfristigen Erfolg ist.
Wir dokumentieren alle relevanten Geschäftstransaktionen sorgfältig und vollständig und verarbeiten Finanzdaten korrekt, zeitnah und unter Einhaltung der Buchhaltungsgrundsätze von Zurich.
Aufzeichnungen und Daten, einschliesslich Papierdokumenten, elektronischer Daten und E-Mails, sind so lange aufzubewahren, wie es das Gesetz oder andere Regelungen und Richtlinien vorschreiben. Besteht eine Anweisung zur Dokumentenaufbewahrung, wird die Löschung dieser Dokumente ausgesetzt. Wir befolgen alle Details einer solchen Anweisung und halten uns strikt daran. Bei Fragen zur Anweisung lassen wir uns beraten.
Uns ist bewusst, dass wir alle Aufträge oder Anweisungen, Aufzeichnungen oder Daten, die zu vernichten oder zu löschen sind, unseren Führungskräften melden oder mit den Funktionen Information Governance, Legal oder Compliance Rücksprache halten müssen, wenn die Aufbewahrungsfrist des Dokuments noch nicht abgelaufen ist.
Aufzeichnungen und Daten müssen für bevollmächtigte Personen innerhalb eines angemessenen Zeitraums verfügbar und zugänglich sein, und Daten in Aufzeichnungen dürfen niemals geändert oder verfälscht werden. In betrügerischer Absicht vorgenommene Änderungen, Korrekturen oder Fälschungen sind durch keinerlei Geschäftsziel zu rechtfertigen.
Was bedeutet dies für mich?
Wie kann ich wissen, welche Dokumente als „Aufzeichnungen“ gelten? – Wende dich an die Funktionen Information Governance, Legal oder Compliance in deiner Geschäftseinheit, um nachzuvollziehen, was in deiner Jurisdiktion als „Aufzeichnung“ gilt. Nicht alle Dokumente sind als „Aufzeichnungen“ zu behandeln.
Wie kann ich wissen, wie lange ich Aufzeichnungen aufbewahren muss? – Jede Geschäftseinheit oder Funktion verfügt über ein lokales Datenverzeichnis, in dem die geltenden Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen dokumentiert sind. Falls du nicht weisst, wo sich dein lokales Datenverzeichnis befindet, wende dich zunächst an den Eigentümer der Informationen, bevor du Massnahmen triffst.
Interessenkonflikte und externe Verpflichtungen offenlegen
Die Reputation von Zurich hängt von unseren Handlungen und unserer Integrität ab. Es ist daher wichtig, dass unsere geschäftlichen Entscheidungen auf den Interessen unseres Unternehmens und unserer Kunden und Aktionäre basieren und nicht auf unseren eigenen.
Wir treffen täglich geschäftliche Entscheidungen und können dabei gelegentlich vor einen Konflikt zwischen den Interessen von Zurich und unseren persönlichen Interessen gestellt werden.
Wir legen alle potenziellen Interessenkonflikte unserer Führungskraft gegenüber offen und wir regeln oder lösen den Konflikt auf angemessene Weise.
In diesen Situationen bleiben wir objektiv und lassen unser Urteil nicht durch persönliche Interessen beeinflussen.
Wenn ein potenzieller Interessenkonflikt auftritt, nehmen wir Abstand von jeder Entscheidung und halten Rücksprache mit der Führungskraft.
Mitarbeitende, die eine Tätigkeit als Direktor, Führungskraft oder Berater für eine Gesellschaft oder Organisation ausserhalb der Zurich-Gruppe (an der Zurich keine Aktienmehrheit hält) ausüben, müssen besondere Sorgfalt walten lassen und die vorherige Genehmigung durch ihre Führungskraft einholen, bevor sie eine solche Position annehmen.
Was bedeutet dies für mich?
Meine Frau ist CEO eines lokalen Software-Unternehmens, das sich um einen Auftrag von Zurich bewirbt. Muss ich diese Verbindung offenlegen? – Ja. Dies könnte zu einem Interessenkonflikt führen und muss gegenüber deiner Führungskraft offengelegt werden, die dann entscheidet, wie mit diesem Konflikt umgegangen werden soll.
Mir wurde ein Platz im Verwaltungsrat eines Unternehmens angeboten, das nicht zu Zurich gehört, aber als Dienstleister für Zurich tätig ist. Muss ich dies Zurich gegenüber offenlegen? – Ja, dabei handelt es sich um eine externe Verpflichtung, bei der ein potenzieller Interessenkonflikt besteht und die daher offengelegt und von deiner Führungskraft genehmigt werden muss.
Unsere Vermögenswerte schützen und Betrug vermeiden
Ein Missbrauch unserer eigenen oder uns anvertrauter Vermögenswerte könnte sich negativ auf die Reputation und die Interessen von Zurich auswirken.
Unsere Vermögenswerte zu schützen und betrügerische und kriminelle Handlungen zu verhindern ist von grundlegender Bedeutung für den Aufbau und Erhalt des Vertrauens unserer Interessengruppen. Wir alle müssen Vorkehrungen zum Schutz und zur Sicherung der Vermögenswerte von Zurich treffen.
Wir halten alle Informationssicherheitsstandards ein, um die Daten und Informationsressourcen von Zurich vor Verlust, Diebstahl oder Missbrauch zu schützen.
Wir nutzen die Vermögenswerte und Ressourcen von Zurich für geschäftliche Zwecke und nicht zu unserem privaten oder beruflichen Vorteil oder für unangemessene oder unrechtmässige Zwecke. Wir verpflichten uns, weder den Namen Zurich noch das Logo, die Service- und Markenzeichen, Geschäftsgeheimnisse, vertrauliche Dokumente, Patente oder Urheberrechte von Zurich ohne Genehmigung oder in unzulässiger Weise einzusetzen bzw. offenzulegen.
Wir missbrauchen niemals unsere Position, insbesondere nicht für betrügerische oder illegale Zwecke.
Uns ist bewusst, dass es verboten ist, Gelder, Vermögenswerte, Daten, Informationen oder Dienstleistungen zu veruntreuen oder unrechtmässig zu verschleiern sowie Informationen falsch darzustellen oder zu fälschen.
Was bedeutet dies für mich?
Darf ich während meines Urlaubs meinen Zugangsausweis an einen Zurich-Kollegen aus einem anderen Büro ausleihen, damit er bei Bedarf das Gebäude betreten kann? – Nein. Du solltest deinen Zugangsausweis niemals einer anderen Person übergeben, da dies unser Zugangskontrollsystem kompromittiert, das darauf ausgelegt ist, unbefugten Zutritt zu verhindern und so die Sicherheit unserer Mitarbeitenden und Vermögenswerte zu gewährleisten.
Die Nutzung von durch Zurich zur Verfügung gestellter elektronischer Geräte für private Zwecke ist nur in eingeschränktem Masse zulässig. Nähere Informationen dazu finden sich in der Regelung zur Nutzung elektronischer Daten und Kommunikationssysteme.
Mit externen Parteien kommunizieren
Eine offene und korrekte Kommunikation mit unseren Interessengruppen trägt zur erfolgreichen Förderung unserer Reputation und unserer Marke bei.
Informationsanfragen von Aussenstehenden leiten wir gemäss den lokalen Richtlinien an den zuständigen Funktionsbereich weiter. Für die Beantwortung von Anfragen bestimmter externer Gruppen gelten besondere Vorschriften.
Wir verweisen Vertreter aus Medien und Politik mit all ihren Kontakt- und Informationsanfragen, einschliesslich Anfragen über soziale Medien, an die lokale Abteilung für Unternehmenskommunikation bzw. den Leiter Politik und Kommunikation.
Anfragen von Anlegern, Analysten oder Aktionären sollten an die Abteilung Investor Relations & Rating Agency Management verwiesen werden. Anfragen von Regulatoren, Aufsichtsbehörden, Amtsträgern oder politischen Entscheidern werden an die lokalen Abteilungen Legal, Compliance oder Government Affairs oder gegebenenfalls auch an Group Public Affairs oder Group Regulatory Affairs weitergeleitet.
Die Veröffentlichung von Informationen in sozialen Netzwerken entspricht einer Kommunikation mit externen Gruppen, weshalb dieselben Regeln zur Anwendung kommen.
Wir dürfen Posts und Veröffentlichungen von Zurich in den sozialen Medien gerne liken und teilen. Beim Kommentieren von Zurich Veröffentlichungen denken wir stets daran, nur für uns selbst zu sprechen und die Richtlinien für soziale Medien einzuhalten.
Wenn wir unsere Verbindung zu Zurich in den sozialen Medien offenlegen, werden wir zu inoffiziellen Sprechern und alles, was wir veröffentlichen, kann mit dem Unternehmen in Verbindung gebracht werden oder sich auf die Reputation von Zurich auswirken.
Was bedeutet dies für mich?
Ich wurde von einem Journalisten kontaktiert, der mehr über ein Projekt erfahren möchte, an dem ich arbeite. Ich glaube, dass ein Artikel darüber unserer Reputation förderlich wäre. Darf ich ihm Informationen zum Projekt geben? – Nein. Bitte verweise alle Medienvertreter mit ihren Informationsanfragen an den lokalen Pressesprecher oder an die Unternehmenskommunikation. Du darfst nicht im Namen von Zurich sprechen, wenn du nicht als Pressesprecher beauftragt wurdest.
Bei Fragen zur persönlichen oder beruflichen Nutzung von sozialen Medien wende dich an social.media@zurich.com oder lese dir die Richtlinien für soziale Medien durch.
